Google×iPhoneで仕事効率化（その２）
前回、「Google×iPhoneで仕事効率化（その１）」として、GoogleリーダーとiPhoneアプリの連動による情報収集の効率化についてご紹介させていただきました。
今回は第二弾として、GoogleカレンダーとiPhoneを連動させたスケジュール管理方法についてご紹介します。
皆様は日々のスケジュール管理をどのように行っていますか？おそらく多くの方が手帳を使っているのではないでしょうか。斯く言う自分も人前では基本的に手帳を使っています。（会議や商談の場で「では次回の予定は・・・」と言いながら携帯を弄るのも抵抗がありますので・・・。）ただ手帳はあくまでメモであり、スケジュール管理のメインはGoogleカレンダーを使っています。
【Googleカレンダーの利点】
では一体、Googleカレンダーのどこが優れているのか。その利点をご紹介します。
１．どこでも確認・編集が可能
Googleカレンダーはブラウザ上で操作するスケジュール管理ツールですので、インターネットに接続できる環境さえあれば、職場でも自宅でもネットカフェでもスケジュールの確認・編集が可能です。手帳も同じですが、Googleカレンダーの場合、家に忘れて困るといったことはありません。
２．入力が容易
これは私の業務上一日の大半をパソコンの前で過ごすためでもあるのですが、新たなスケジュールが加わるたびに手帳を取り出し、該当する日のページを探して予定を記入するという作業を行うよりも、常に最小化されているGoogleカレンダーのウインドウを開き、数回のクリックと数秒のタイピングで記入する方が遙かに楽で時間も短縮できます。予定が変更になったときも、手帳であれば元の予定を消して変更された日時に書きなおさなければなりませんが、Googleカレンダーであればドラッグ&ドロップでリスケすることが可能です。また、私であればこのブログの更新など、定期的なスケジュールも、手帳であれば全て手作業で記入しなければなりませんが、Googleカレンダーなら繰り返しの設定をするだけです。（頭で覚えていれば良いだけの話ですが・・・）
３．複数のカレンダー作成と共有機能
手帳を使っている人の中には、商談は赤、会議は青など予定のジャンルによって色分けしている方もいるでしょう。Googleカレンダーでは、各ジャンルごとにカレンダーを作成し、色分けすることはもちろん、任意のジャンルの予定のみを表示させることもできます。例えばひとつのアカウントで仕事とプライベート両方のスケジュールを管理していても、会社では仕事用の予定のみ表示させることなどが可能です。
また共有機能を使えば、例えば「同じ事業部内の人達のスケジュールを共有し、誰がいつ何をしているのかを確認」するといったことが可能となります。
４．検索機能
「前回あの会社に訪問したのっていつだっけ」「次回のミーティングっていつだっけ」など、予定の日時を確認するため手帳を開くことも多いでしょう。最近の予定であれば手帳を開いて探すのも良いですが、1年前の予定などは去年の手帳を取り出すところから始めなければなりません。Googleカレンダーには検索機能があり、社名や会議名などを入力すれば、一致する予定が一覧で表示され、その中から該当する予定をチェックすることができます。手帳のように1年ごとに買い替える必要もなく、常に情報をため続けられ、紙も無駄にすることもありません。
この他にもGoogleカレンダーには一日の予定をメールで配信してくれたり、重要な予定の前に通知してくれるなど、様々な利点があります。ただ、もちろん利点ばかりでなく欠点もありますので、そちらもご紹介します。
【Googleカレンダーの欠点】
１．持ち運べない
普段からパソコンに向かって仕事をしている人ならば良いのですが、一歩屋外に出てしまうと、インターネットに接続可能なパソコンを持ち歩かなければGoogleカレンダーの編集は出来ません。携帯電話から閲覧することは可能なのですが、編集は出来ませんし、一覧性も優れません。
２．情報漏洩の危険性
スケジュールをウェブ上で管理するということは、情報漏洩の危険性が高まることを意味します。そもそもGoogle側に自分の予定をすべて預けているのですから、その部分は気に留めておく必要があるでしょう。もちろんGoogleがその情報を悪用するとは考え難いですし、それ以上に危険なのはパスワードやIDの管理不足により、他人に勝手にログインされてしまうことです。ただ、これもウェブ上のサービスを活用する上で避けては通れない問題ですし、きちんと管理することでその危険性は最小限に抑えることができます。むしろそれを気にし過ぎてウェブ上の便利なサービスを活用しないことの方がマイナスだと考えられるので、パスワードやIDの管理に十分気を遣いながら付き合っていくことが重要でしょう。
と、ここまで半ば無理矢理欠点を挙げてみたのですが、正直これ以上欠点が見当たりませんでした。まだベータ版でありながらそれだけ完成されたサービスなのでしょう。
【iPhoneとの連動】
欠点がほとんど見当たらないGoogleカレンダーですが、さらに「１．持ち運べない」の欠点もiPhoneとの連動によって解消できてしまいます。（GoogleカレンダーとiPhoneとの同期方法はこちら（THE ROAD AHEAD v.3.2様）をご参照ください。）※外部サイトが開きます
GoogleカレンダーとiPhoneを同期させることで、GoogleカレンダーとiPhone標準カレンダーの内容が同じものになり、いつでもiPhoneの画面上でスケジュールの確認・編集ができるようになります。しかもスケジュールはiPhone上に保存されるので、新しい予定が加わってから一度同期してしまえば、あとは地下鉄など電波の届かない場所にいてもスケジュールの確認ができます。また、逆に電波の届かない場所で新しいスケジュールが加わった場合、iPhone上でスケジュールの追加をし、電波の届く場所に移動してから同期を行えば、パソコン上でチェックした時にも同じスケジュールが追加されています。しかも同期を自動的に行うよう設定すれば、全く意識することなくGoogleカレンダーの内容をパソコンとiPhoneの両方で確認・編集を行うことができるのです。
これにより、自分のように人目を意識することさえなければ手帳を持ち歩く必要はなくなるでしょう。もちろん手帳にも利点はあり、手書きで記入する分、絵や図といったイメージの追加など、表現力はGoogleカレンダーよりも遙かに優れていますが、手帳本来のスケジュール管理ということだけが目的であれば、GoogleカレンダーとiPhoneさえあれば十分で、むしろ手帳よりも容易で快適にスケジュール管理が行えるのです。
以上で「GoogleカレンダーとiPhoneを連動させたスケジュール管理方法」のご紹介を終わらせていただきますが、前回もお伝えした通り、こういったツールは多種多様なものが提供されておりますので、ご自分の好みやスタイルに合わせて最適なものを選んでいただくことが重要です。今回のGoogleとiPhoneの組み合わせもあくまで一例でありますので、これを参考としていただき、ご自分なりの手法を見つけていただければ幸いです。
さて、次回は番外編としまして、「iPhoneアプリでスケジュール管理をもっと快適に」をお送りします。お楽しみに。
